O livro de ocorrências é obrigatório no condomínio?

A resposta é não.

Embora seja uma excelente ferramenta de registro formal de demandas corriqueiras de condomínios edilícios, inclusive para fins de atuação por parte do síndico e da administradora, por exemplo, muitos condomínios optam por não ter o livro de ocorrências e empregam outros meios para que moradores, funcionários e a administração registrem ocorrências.

Meios alternativos

Entre os meios que podem substituir o livro de ocorrências podemos destacar alguns:

• Internet (sistemas de gestão condominial);
• E-mail do síndico;
• Formulários (físicos ou digitais);
• Livro com folhas destacáveis e numeradas;
• Redes sociais.

Quanto as redes sociais é importante esclarecer que a intenção não é criar um fórum de debates e sim um canal formal de registro de questões importantes, logo, o condomínio deve ter consciencia disto e, mais ainda, gestão eficiente para tratar de demandas neste meio.

Principais controvérsias com o livro

Viver em condomínio nem sempre é fácil e o livro de ocorrências pode ser tão útil quanto problemático. Isso, pois, o livro pode ser consultado livremente a qualquer momento por qualquer morador, o que pode fazer, então, com que se deixe de registrar ocorrências com medo de represálias, por exemplo.

Em condomínios que possuem alto índice de litígio entre os moradores é recomendável que se utilize outra ferramenta, formal e registrada, para registro e controle das reclamações, sugestões e demais demandas do condomínio.

Como deixar o livro de lado?

A decisão de retirar o livro deve ser tomada em assembleia e, se aprovada, deve ser divulgada amplamente a sua retirada e qual o meio que substituiu o livro de ocorrências, de forma a democratizar o conhecimento da informação e, ainda, possibilitar que todos se adaptem a nova forma.

Seja qual for a nova forma de registro de ocorrências é muito importante guardar em arquivo o registro delas, cabendo ao condomínio a responsabilidade por esta guarda de acordo com a sistemática adotada.

Como manter a transparência e efetividade?

O livro de ocorrências é importantíssimo, podendo e servindo como prova judicial em caso de necessidades. É por esta razão que o livro de ocorrências, ao ser substituído, deve se dar por outro meio equivalente e que mantenha as mesmas características, ou seja, seja formal, com controle de seu registro, e arquivamento das informações para posterior consulta em caso de necessidade pela administração, pelos moradores ou até mesmo para fins judiciais.